Software de gestão de empresa

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Software de gestão de empresa

Como escolher o melhor software de gestão?

Quais cuidados devem ser tomados na implementação?

Quais são os principais exemplos de ERP do mercado?

Software de gestão de empresa

 

Software de gestão de empresa

O que é um ERP?

Um ERP é um software que reúne, armazena e disponibiliza todos os dados e os processos de uma empresa em um só lugar. 

O ERP integra todas as operações e dados da empresa em um único sistema. Assim, você conecta áreas, faz automatizações e otimiza processos.

Como um ERP funciona?

Pela sua definição, você pode até se enganar que um software de gestão é uma coisa complexa. Mas não. 

Ele centraliza, mesmo, toda a operação de sua empresa. Então, integra processos. 

Visão departamental

Aqui, ele te dá o panorama de áreas como estoque, fluxo de caixa, faturamento e contábil. 

Nessa visão, é possível se ter na mesma tela, de maneira geral, todas as áreas com as suas operações. Isso facilita a vida do usuário, dando, inclusive, mais controle para ele.  

Visão segmentada

Se na departamental a visão era geral, por segmento, é possível controlar cada área separadamente. 

Isso porque, se você analisa o estoque e o faturamento ao mesmo tempo, uma certa hora será necessário reorquestrar processos em cada um deles, cada um com as suas particularidades.

De qualquer forma, o ERP amplia os horizontes do seu empreendimento, facilitando o entendimento de tudo que está acontecendo. 

 

Por que usar um Software de gestão de empresa?

A definição e a história do ERP já mostram como ele é importante para uma empresa. 

A ferramenta torna a vida da empresa mais fácil, potencializando soluções mais estratégicas e métodos de vendas e marketing, por exemplo. São muitas vantagens que justificam os usos de um ERP em seus negócios. Veja algumas:

 

Personalização

Softwares de gestão são pensados para facilitar o seu trabalho. E é por isso que as experiências nesses programas são totalmente personalizadas. Isso permite ações mais interativas, intuitivas e organizações mais naturais por meio de layouts customizados. 

Menos erros 

Com processos personalizados e tomadas de decisões eficientes, as suas chances de errar são menores.

Clareza nos processos

O ERP permite que a gestão de todos os processos de sua empresa seja clara e transparente. Isso aumenta o seu entendimento, facilita a operação de processos e a descoberta dos melhores caminhos para tomadas de decisões corretas.

Custos reduzidos. Lucros potencializados

Otimizar significa custo reduzido, quase que por definição. Com softwares de gestão, é possível compreender quais são os gastos desnecessários que se há ao longo de todo o processo de trabalho. 

E se você reduz custo, você aumenta o seu retorno em uma venda. Ou seja, lucra mais.  

Melhor controle financeiro

E talvez o benefício que resume todos os outros que você viu até aqui. Conhecendo tudo que acontece na produção de sua empresa, você enxerga pontualmente quais são os melhores investimentos a serem realizados e o que eles te darão de retorno. 

Você consegue, portanto, gerir melhor o seu caixa, garantir o capital de giro e ter execuções mais rentáveis. Além do mais, gargalos operacionais e financeiros são descobertos facilmente. 

Quais são os sinais de que sua empresa precisa de software de gestão de empresa?

Não é porque você leu sobre vários benefícios de um sistema de gestão que deve implantar imediatamente um em sua empresa. Calma. 

O primeiro aspecto para se tomar essa decisão é saber o seu porquê: o que sua empresa tem demonstrado que sinalizou a necessidade de uma ERP?

Baixa produtividade

O que se entrega leva um tempo razoável para ser elaborado?

A produtividade deve ser um dos principais fatores a serem analisados para se escolher pelo sistema de ERP.  Quando atividades gerenciais tomam muito tempo, é outro sinal que é preciso se repensar, de fato, na gestão e na centralização de atividades. 

Comunicação com muito ruído

Quando o processo envolve muita gente e a equipe não tem um canal em que possa interpretar informações, a comunicação pode se tornar muito falha e gerar retrabalho. 

Esse cenário também é observado em empresas em que seus setores atuam com muitos dados, em diversos tipos de programas de armazenamento e planilhas, por exemplo. Com a variedade de plataformas, os relatórios são gerados com dificuldade, a informação não flui e alguns erros podem acontecer. 

Muito processo, pouco controle

Com ERP, você reestrutura as operações e põe a casa em ordem. 

Se a sua empresa faz você lidar durante muito tempo com algumas atividades gerenciais, dificilmente, você conseguirá enxergar boas oportunidades de parcerias ou mesmo de clientes no mercado. 

Pensando em processos internos, você perde também oportunidades de melhorias ou de desenvolver novos produtos. Tudo por causa de excesso de dados, informações e processos que poderiam ser integrados. 

Quais são os tipos de ERPs? Sistemas ERP legados, são os mais antigos e que, em muitos casos, tem um tipo de manutenção especializado,  por ser antigo ou descontinuados. São softwares que podem até estar no mercado e funcionarem corretamente, mas não valem o investimento por defasagem e, em determinado momento, não acompanham o crescimento da empresa. Sistemas engessados:  Os mais baratos encontrados no mercado,  eles não oferecem muitos acessórios (o que justifica seu valor). Sistema Gratuitos, têm os baratos e têm os que são de graça. Podem ser ótimas opções, mas os seus recursos são limitados e certas operações pedirão consultorias em um “pacote premium”. Então, você verá que não foi assim uma ótima opção. Como escolher o melhor software de gestão?

Antes de se decidir, é essencial entender o que seu o negócio realmente precisa.

Mas será que contratar o sistema mais caro ou famoso é, realmente, a melhor opção?

Por isso, analise bem a sua situação e veja quais pontos precisam ser melhorados. Veja alguns aspectos que merecem muita atenção abaixo: 

Atendimento ao cliente

Uma simples falha do funcionamento de qualquer função do ERP pode colocar em risco os seus resultados. Então, a qualidade e a agilidade do atendimento ao cliente são aspectos fundamentais. 

Custo-benefício

Ficar preso ao financeiro não é uma boa ideia ao escolher um sistema de gestão. Isso porque a proposta mais barata, em muitos casos, pode vir acompanhada de promessas infundadas e frustrações no futuro. Semelhantemente, um serviço mais caro não é necessariamente o melhor. 

Desse modo, o custo-benefício tem papel fundamental em sua análise. Entenda quais serão os custos no presente e no futuro, avaliando os investimentos com serviços e a sua realidade financeira.

Implementação

Muitos empresários (as) não têm tempo a perder com processos lentos,  e não poderia ser diferente na utilização de um ERP. Assim como qualquer mudança na rotina de trabalho, a implementação do sistema deve ser fluida e natural. 

Se for necessário investir muitas horas em treinamento, é melhor repensar a sua escolha.

Customização

Por mais que diversas empresas atuem em um mesmo nicho, cada uma delas tem objetivos e desafios diferentes. Por isso, o ERP escolhido precisa ser customizável, oferecendo opções de módulos e funcionalidades específicas para o seu caso. 

Além do mais, com o passar do tempo, você pode precisar contratar mais serviços ou até expandir o número de licenças. Nessas horas, a ferramenta de gestão deve ser escalável e precisa estar pronta para te atender da melhor maneira possível. 

Emissão automática de notas fiscais

Por último, mas não menos importante, um ERP que emite notas fiscais automaticamente merece destaque em sua análise. 

Empresário  em início de jornada podem até conseguir emitir os seus documentos manualmente no site da prefeitura, mas, quanto maior for o número de vendas, maior será o trabalho. 

E não importa se você emite NFC-e, NFS-e ou NF-e: como cada venda exige uma respectiva nota fiscal, o ideal é que todo o fluxo seja automatizado,  desde a realização do pedido até o envio da nota para o email do cliente. 

Com isso, você tem mais tempo para focar em outras áreas do negócio, como negociar com fornecedores, vender mais e melhorar o seu atendimento. 

Cuidar dos funcionários é imprescindível nessas horas. De nada adianta escolher o ERP (software de gestão de empresa) mais recomendado do mercado se os seus colaboradores não entende a importância do assunto. Diversas empresas enfrentam dificuldades, pois a equipe não está acostumada com a inovação. Então, mostre o valor do uso da ferramenta e deixe claro que todos se beneficiam com isso. 

 

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